Löneadministration på ett enkelt sätt – En guide för småföretagare

Att anställa sin första medarbetare är en av de största och mest spännande milstolparna i ett företags liv. Det är ett tydligt kvitto på att verksamheten växer och att du behöver fler duktiga händer för att nå dina mål. Men med den första anställda kommer också ett nytt och viktigt ansvar: att hantera lönerna korrekt.

För många företagare känns löneadministrationen som ett stort, snårigt berg av regler, blanketter och datum att hålla reda på. Det är helt förståeligt. Plötsligt ska du ha koll på skattetabeller, sociala avgifter, semesterersättning och arbetsgivardeklarationer.

Men oroa dig inte. Här på Ekonomipartner Dalarna vill vi göra det svåra enkelt. I den här guiden bryter vi ner processen och visar att med rätt rutiner behöver lönehantering inte vara så komplicerat som det låter.

Vad ingår egentligen i löneadministration?

I grund och botten handlar det om tre saker: räkna rätt, betala i tid och rapportera till Skatteverket. Enkelt uttryckt, men processen innehåller några viktiga steg som måste bli rätt varje gång.

Fyra steg för att hantera lönen rätt

Låt oss gå igenom en lönekörning, steg för steg.

Steg 1: Samla in rätt underlag
Innan du ens kan börja räkna måste du ha koll på grunderna. För varje anställd behöver du:

• Anställningsavtal: Här specificeras lön, anställningsform och andra villkor.

• Skattesedel (A-skattsedel): Den anställde beställer denna från Skatteverket. Den talar om för dig vilken skattetabell du ska använda för att dra rätt preliminärskatt. Utan den måste du dra betydligt mer skatt, så se till att få in den direkt.

• Tidrapport eller löneunderlag: Hur mycket har personen arbetat? Har de varit sjuka, tagit ut semester eller jobbat övertid? Detta underlag är grunden för beräkningen.

Steg 2: Beräkna nettolönen
Det här är själva kärnan. Du utgår från den anställdes bruttolön (lönen före skatt) och gör sedan två stora avdrag:

1. Preliminärskatt: Du drar av skatt enligt den anställdes skattetabell. Denna skatt betalar du sedan in till Skatteverket för den anställdes räkning.

2. Eventuella andra avdrag: Det kan handla om saker som lunchförmån eller tjänstebil.

Det som blir kvar är nettolönen – alltså de pengar som ska betalas ut till den anställdes bankkonto.

Steg 3: Skapa lönebesked och betala ut lönen
Varje anställd har enligt lag rätt till ett skriftligt lönebesked (en lönespecifikation). Där ska det tydligt framgå hur du har räknat: bruttolön, avdragen skatt, eventuella andra avdrag och förmåner, samt nettolönen.

Självklart måste du se till att lönen betalas ut på det datum ni har kommit överens om i anställningsavtalet.

Steg 4: Rapportera och betala till Skatteverket
Det här steget är oerhört viktigt och det som många tycker är krångligast. Varje månad efter löneutbetalningen måste du lämna in en arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket. I den redovisar du:

• Den utbetalda bruttolönen för varje anställd.

• Den avdragna preliminärskatten för varje anställd.

• Arbetsgivaravgifter: Detta är en avgift du som arbetsgivare betalar till staten, baserad på den totala bruttolönesumman. Den finansierar bland annat sjukförsäkring och pensioner.

Summan av den avdragna skatten och arbetsgivaravgifterna ska sedan betalas in till ditt företags skattekonto senast ett visst datum (oftast den 12:e i månaden efter).

När är det dags att outsourca lönerna?

Att hantera lönerna själv fungerar för många i början. Men när företaget växer, du får fler anställda eller reglerna blir mer komplexa (med semester, sjukfrånvaro och VAB), ökar också risken att något blir fel. Och fel i lönehanteringen kan bli dyrt och skada förtroendet hos dina medarbetare.

Fråga dig själv:

• Känner jag mig osäker på om jag följer alla lagar och regler?

• Lägger jag flera timmar varje månad på löner, tid som jag kunde lagt på min kärnverksamhet?

• Oroas jag över att missa viktiga datum för deklarationer och inbetalningar?

Om du svarar ja på någon av frågorna kan det vara en klok investering att ta hjälp.

Att outsourca löneadministrationen till en redovisningsbyrå handlar inte bara om att spara tid. Det handlar om trygghet. Tryggheten i att veta att dina anställda får rätt lön i rätt tid, och att du alltid uppfyller dina skyldigheter gentemot Skatteverket.

Vi på Ekonomipartner Dalarna hjälper dagligen företagare här i regionen med just detta. Vi ser till att allt blir rätt, så att du kan fokusera på det du gör allra bäst: att leda och utveckla ditt företag.